Programmasecretaris

De projectsecretaris / programmasecretaris gaat aan de slag in een aantal projecten die zich zowel in een opstartende als afrondende fase bevinden. De focus ligt op een geordende bedrijfsvoering, administratie, vastlegging van activiteiten en afspraken binnen de projecten, en het initiëren en uitvoeren van nieuwe initiatieven die voortkomen uit de nationale strategie European Border Management.

De projectsecretaris / programmasecretaris wordt ingezet ter ondersteuning van verschillende projectleiders en het programmamanagement. De volgende taken worden uitgevoerd:

• Organiseren, voorbereiden en notuleren van uiteenlopende vergaderingen en het bewaken van daaruit voortkomende acties.

• Beheren van de programma-administraties, waaronder:

  • planning

  • issue- en risicologboek

  • financiële administratie

• Opstellen, consolideren en analyseren van voortgangsrapportages.

• Beheren van het programmadossier (archiveren van programmadocumentatie).

• Signaleren van (dreigende) afwijkingen en verstoringen aan de projectleiding.

• Opstellen en redigeren van nota’s en memo’s voor zover het de projectorganisatie betreft.

De projectsecretaris beschikt over aantoonbare kennis van IV en architectuuronderdelen vanwege het grote IV-gehalte van de innovatieve grensprojecten. De kandidaat haalt voldoening uit het structureren, initiëren en afronden van projecten en het detecteren van onvolkomenheden in plannen, planningen, realisatie en rapportages.

Benodigde competenties:

• Plannen en organiseren

• Resultaatgerichtheid

• Organisatiesensitiviteit

• Netwerken

• Motiveren

• Flexibiliteit

Eisen

1. Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met projecten waarin IV en IT een groot deel uitmaken en heeft daarin aantoonbaar IT/IV-projecten uitgevoerd.

2. Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met informatievoorziening en onderliggende architectuur in het veiligheidsdomein.

3. Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare kennis en ervaring met projectmanagementmethodieken zoals PRINCE, MSP en/of ITIL.

4. Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring en kennis van (verantwoording van) Europese subsidietrajecten.

5. Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in projecten waarin publieke en private partijen uit het grensdomein gezamenlijk participeren, met betrekking tot grenscontrole van passagiers bij in- en uitreis van en naar het Nederlandse Schengengebied.

6. Kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring in de rol van programma- of projectsecretaris waarbij aan meerdere projecten tegelijkertijd wordt deelgenomen.

Wensen

1. Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring in beleidswerk.

2. Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met werken in het publieke veiligheidsdomein.

3. Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbaar de administratie verzorgd met betrekking tot verkregen Europese subsidies.