HR IT Transitie

Onbekend
Utrecht
Marktconform
38
12 maanden met optie op verlenging
1 okt 2025
3 dagen geleden
Organisatie omschrijving
Bij de Bestuursstaf werken ongeveer 2900 mensen in verschillende directies. Met elkaar maken zij het beleid voor het ministerie van Defensie. Het stuurt het departement op hoofdlijnen aan, verdeelt het
Defensiebudget en controleert de uitgaven.
De commandanten van de krijgsmachtdelen (de OPCOs) zorgen dat het beleid van de Bestuursstaf wordt
uitgevoerd. De Bestuursstaf adviseert de minister ook als lid van het kabinet.

Aanleiding opdracht
De operationele inzet van Defensie wordt geconfronteerd met een toenemende onvoorspelbaarheid,
waardoor de behoefte aan een flexibel samengestelde, wereldwijd inzetbare en snel opschaalbare
krijgsmacht toeneemt. Om dit te realiseren heeft Defensie zich als doel gesteld om een slimme,
technologisch hoogwaardige en informatie gestuurde organisatie te zijn, met een flexibele en schaalbare
krijgsmacht.
Defensie beschikt op dit moment over een complex en traditioneel applicatielandschap ter ondersteuning van de HR processen, waarvan PeopleSoft en NSK de kern vormen. Naast de complexiteit van het huidige
applicatielandschap voldoet het huidige landschap niet langer aan de eisen van vandaag. Het is verouderd,
arbeidsintensief en wordt op korte termijn niet meer ondersteund, en dat met toenemende
beveiligingsrisico’s in een steeds complexere digitale wereld tot gevolg en minder efficiëntie in de HR
processen. Bij Defensie staan we voor de uitdaging om een schaalbare krijgsmacht te worden, die in staat is
om flexibel op of af te schalen zonder aan kwaliteit in te boeten, afhankelijk van de strategische behoeften
en operationele vereisten. Dit stelt Defensie in staat om altijd gereed te zijn, in het bijzonder voor Hoofdtaak
1: het waarborgen van de nationale veiligheid en het bijdragen aan internationale stabiliteit. Om deze
flexibiliteit en paraatheid te bereiken, moeten niet alleen de operationele ketens, maar ook de HR-processen optimaal functioneren. 


De kracht van de krijgsmacht ligt in onze mensen. Om onze mensen snel en op de juiste plaats te kunnen inzetten en te behouden, is het essentieel dat de HR-processen efficiënt en gestroomlijnd zijn en zoveel als mogelijk ondersteund worden door moderne IT-systemen. Om dit te realiseren, gaat Defensie het huidige HR IT-landschap vernieuwen. Het doel is een IT- landschap te creëren dat niet alleen modern en toekomstbestendig is, maar ook snel kan inspelen op de veranderende eisen van de krijgsmacht en de maatschappij. De transitie naar een passend HR IT-systeem is niet alleen een kwestie van nieuwe software. 

Het gaat erom hoe we werken en hoe we de samenwerking tussen mensen en technologie verbeteren. We willen een werkomgeving creëren die snel kan schakelen en goed inspeelt op de veranderende behoeften van de krijgsmacht. In de praktijk betekent dit dat we niet alleen nieuwe systemen implementeren, maar ook de manier waarop we werken vernieuwen. HR-processen en de bijbehorende IT worden gestandaardiseerd, geoptimaliseerd en gestroomlijnd, zodat ze effectief kunnen bijdragen aan de wendbaarheid van onze krijgsmacht. Dit omvat onder andere het digitaliseren van administratieve taken, het verbeteren van de toegang tot data en informatie en het creëren van meer transparantie en controle over HR- activiteiten.

De HR IT Transitie draagt bij aan het versterken van onze krijgsmacht en het borgen van de effectiviteit van

onze medewerkers. Als uitgangspunt geldt dat de vernieuwing van de HR IT plaatsvindt op basis van SAP en de 'best practices’ die door SAP ontwikkeld zijn. SAP HCM is hiervoor beschikbaar als onpremise variant en SAP Success Factors kan worden gebruikt voor de HR functionaliteiten vanuit een externe Cloud. 

Aanpak
De transitie van HR-IT binnen Defensie vindt plaats in een dynamische en complexe omgeving en vraagt om
een gefaseerde en agile aanpak. De transitie wordt niet in één keer gedaan, maar in concrete, kleine
stappen. Deze stapsgewijze aanpak stelt ons in staat om continu te leren van elke fase en te zorgen voor de
noodzakelijke aanpassingen in het proces. Dit betekent dat de transitie wordt opgedeeld in fasen en dat
binnen iedere fase verschillende iteraties en (deel)projecten plaatsvinden waardoor snel resultaat wordt
geboekt en tussentijds kan worden bijgestuurd. Door de transitie in verschillende fasen op te splitsen met
duidelijke mijlpalen, blijft de transitie beheerst en kunnen best practices uit eerdere fasen direct worden
meegenomen in de volgende stappen. We voeren pragmatisch de transitie uit met oog voor de lange termijn, en tegelijkertijd spelen we flexibel in op de uitdagingen van vandaag.

Inhuur team voor HR IT Transitie
Het programma HR IT Transitie heeft behoefte aan een advies- en ondersteuningspartij om het
programmateam tijdens de eerste fasen bij te staan. Deze partij wordt uitgevraagd op basis van e
en inspanningsverplichting. Het is mogelijk dat gedurende de looptijd van het programma voor bepaalde
onderdelen/deelprojecten van het programma een resultaatverplichting wordt uitgevraagd.

Voor de teamuitvraag worden de volgende rollen gevraagd:

1. Jr. Medewerker Programmabureau (1 FTE)  - Maximum uurtarief: €80,- excl. BTW

• Ondersteunen van hoofdprogrammabureau bij planning, rapportage en administratie.
• Opstellen en beheren van programma overzichten, besluitlijsten en documentatie.
• Faciliteren van overleggen en zorgen voor correcte verslaglegging.
• Beheer van risico- en issue registers, voortgangsrapportages

2. Sr. Adviseur Transitieplan-exitstrategie (1FTE) - Maximum uurtarief: €165 excl. BTW

• Opstellen en actualiseren van transitie- en exit strategieën.
• Adviseren over uitfasering legacy en fasering nieuwe oplossingen.
• Begeleiden van besluitvorming over IT- transitie op strategisch niveau.
• Analyseren van risico’s en afhankelijkheden.

3. Mr. Veranderkundige (1FTE)- Maximum uurtarief €110,-excl. BTW

• Houdt zich bezig met veranderingsaspecten rond de implementatie van het programma.
• Brengt kennis van de nieuwste ontwikkelingen en ‘best practice’ op het gebied van verandermanagement (in een SAPHR context).
• Adviseren het programmamanagement pro-en reactief.

4. Jr. Veranderkundige (1FTE) - Maximum uurtarief €70,-excl. BTW

• Houdt zich bezig met veranderingsaspecten rond de implementatie van het programma.
• Brengt kennis van de nieuwste ontwikkelingen en ‘best practice’ op het gebied van verandermanagement (in een SAPHR context).
• Adviseren het programmamanagement pro- en reactief.

5. Sr.SAP SF Expert (1 FTE)- Maximum uurtarief €165-170 excl. BTW

•Adviseren over en inrichten van SAP SF-modules.
•Vertalen van HR-behoeften naar systeeminrichting.
•Begeleiden van implementatie, testen en acceptatie.
•Aansturen van interface- en data migratiewerk.

6. Mr.Proces modelleur (1 FTE)- Maximum uurtarief €105,-excl. BTW

• Modelleren en documenteren van HR- processen (IST en SOLL).
• Uitvoeren van procesanalyses en voorstellen voor optimalisatie.
• Ondersteunen bij design workshops met gebruikers en experts.
• Standaardiseren van processen voor SAP SuccessFactors.

7. Mr.API Expert (1 FTE)- Maximum uurtarief €105,- excl. BTW

•Ontwerpen van API- koppelingen tussen SAP (cloud) en legacy systemen.
•Adviseren over integratiearchitectuur, beveiliging en performance.
•Reviewen van API- specificaties en begeleiden van realisatie.
•Troubleshooten en documenteren van interfaces.

8. Mr. Procesanalist (1 FTE)- Maximum uurtarief €105-110,- excl. BTW

•Ten behoeve van ondersteuning design sessies (redesign-optimaliseren proces)
• Analyseren van huidige HR- processen en knelpunten.
• Vastleggen van requirements vanuit gebruikersperspectief.
• Ondersteunen bij testscenario's, pilots en kwaliteitsbewaking.
• Ondersteunen bij inrichting en validatie van nieuwe processen.

9. Mr. Facilitator (1 FTE)- Maximum uurtarief €105-110,- excl. BTW

• Scrum Master/Designsessies
• Begeleiden van designsessies, stand-ups en retrospectives.
• Signaleren van knelpunten in samenwerking en teamdynamiek.
• Faciliteren van besluitvorming en prioritering.

10. Sr. SAP Payroll Expert (1 FTE) - Maximum uurtarief €165- excl. BTW

• Configureren van SAP Payroll (bij voorkeur voor Nederland).
• Adviseren over looncomponenten, integraties en controles.
• Begeleiden van implementatie en afstemming met HR en Finance.
• Testen van payroll runs, ketentesten en auditing.

Het advies- en ondersteuningsteam wordt functioneel aangestuurd door de programmadirecteur HR IT
Transitie. Naast het advies- en ondersteuningsteam kan de behoefte ontstaan om het aan te vullen met
circa15 extra medewerkers met specifieke expertise op het gebied van business analyse, informatie management, verander- en/of kwaliteitsmanagement, SAP Expertise, Projectmanagement, etc. Deze flexibele schil kan op verzoek van de Programmadirecteur (tijdelijk) worden ingezet voor expliciete taken.
De behoefte aan een advies- en ondersteuningspartij bestaat dus uit twee onderdelen:
• Het “vaste” advies- en ondersteuningsteam, gericht op continuïteit van advies- en ondersteuningstaken.
• Een flexibele schil, gericht op (tijdelijk) aanvullende advies-en ondersteuningscapaciteit of specifieke kennis.

Hiervoor geldt dat gewerkt wordt op basis van de inhoudelijke behoefte en op uitdrukkelijk verzoek van de Programmadirecteur. De planning voor het inzetten van de aanvullende capaciteit vindt in overleg met de advies-en ondersteuningspartij plaats. Na akkoord wordt de aanvullende capaciteit (tijdelijk) toegevoegd aan het advies- en ondersteuningsteam.

De inzet van de flexibele schil zal plaatsvinden gedurende de looptijd van deze opdracht. De leverancier die wordt geselecteerd voor de teamuitvraag mag ook de inzet van de flexibele schil op zich nemen. Afroepen
vinden plaats in overleg. 
Reageren Toch opzoek naar iets anders? Bekijk onze andere vacatures.

Contactpersoon

Vragen over de opdracht?
Foto
Stacey Charan
stacey@bpm-innovation.nl

Delen