Project Management Ondersteuner

Achtergrond opdracht

De PMO ondersteunt het project LTC ontwikkelijnen Operaties en IV. De PMO neemt initiatief, denkt pro-actief mee, kijkt vooruit en anticipeert. De PMO legt binnen het project verantwoording af aan de projectleider en diens plaatsvervanger. Vanuit de PMO wordt de ondersteuning van de verschillende werkzaamheden gecoördineerd, wordt geborgd dat de projectondersteuning aansluit op de behoefte van het project en wordt een uniforme werkwijze gestimuleerd. Je hebt een grote mate van zelfstandigheid, doortastendheid en creativiteit. Je verdiept je in de materie, analyseert, doet implementatie- en verbetervoorstellen en stemt af met collega’s, counterparts en stakeholders. Regelmatig reizen kan onderdeel uitmaken van je functie. De standplaats is Huis ter Heide, maar werkzaamheden (bijvoorbeeld overleggen) kunnen ook op andere locaties plaatsvinden.

Opdracht

Werkzaamheden
• Ondersteuning van Projecteteam LTC ontwikkelijnen Operaties en IV nWvSV ; 

• Plannen, voorbereiden en faciliteren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Bewaken, najagen en opvolgen van acties;
• Voorbereiden verschillende rapportages;
• Opzetten en beheren van Sharepointpagina's en FCC
• Financiële (project)administratie (begroting, leveranciers, contracten);
• Inhuur- en inkoopproces administratief ondersteunen;
• Communicatie met de diverse betrokkenen;

Optioneel/situationeel:
• Ondersteuning bij opstellen jaarplannen;
• Voorbereiding besluitvormingsfora (documentenstroom);
• Ondersteuning verschillende overleggen;
• Projectadministratie en aansluiting op financiële administratie van de organisatie;
• Office-management.

Eisen

1. Kandidaat heeft minimaal twee jaar aantoonbare en relevante ervaring in project- en programmamanagementondersteuning.
2. Kandidaat beschikt over minimaal vijf jaar ervaring met en uitstekende beheersing van MS Office d.w.z.. Word, Excel, PowerPoint en projectplanning tools als MS Project
3. Kandidaat heeft minimaal een afgeronde MBO opleiding of hoger (Diploma)

Wensen

1. Kandidaat heeft bij voorkeur recente aantoonbare kennis en ervaring binnen de organisatie van de informatievoorziening van de OOV Openbare Orde en Veiligheidsketen (Politie, Justitie, Defensie), of andere departementen. Recent d.w.z ervaring minder dan 10 jaar geleden opgedaan.
2. Kandidaat heeft bij voorkeur kennis van en ervaring met Sharepoint.